会議進行中、横やりが多くて時間通りに進まない

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会議進行中、横やりが多くて時間通りに進まない

 

「会議進行中、横やりが多くて時間通りに進まない」という課題についてご相談いただきました

一人で場を独占する話の長い人、いきなり話題を代えて場を混乱させる人、困りますよね

そのような人のいる会議をどのように仕切っていくとよいのか、ご紹介させていただきます

 

会議の仕切り

 

会議をスムーズに進める方法①

 

①時間・内容を周知していただく

ホワイトボード or 紙面に、「タイムスケジュール」「議題」を書き、全員が見える形で共有します

会議の初めに全員で流れを確認しておきます

脱線したときには、「こちらに話を戻させてください」と指差してください

言葉だけで伝えるよりも、説得力が増し、脱線しにくくなります

また、司会だけでなく他の方も協力して話の脱線を防止してくださるようになります

 

会議をスムーズに進める方法②

 

②時間を計る

タイマーを用意し、タイムキープすしましょう

話が長い人を自分の言葉でさえぎるのが難しい場合でも、タイマーの音がさえぎってくれます

また、タイムキープ係をどなたかに頼み「時間2分前です」など、事務的に言ってもらうのも効果的です

自分の持ち時間がどのくらいあるのかわかることで、進行にメリハリがつきます

 

 

会議をスムーズに進める方法③

 

③お礼、褒めるを挟みながらファシリテーションする

参加者のモチベーションが上がり、前向きに参加してくださる方が増え、統率が取りやすくなります 

意見が出た際、「良いですね」「さすが」「なるほど」「確かに」「わかります」「おっしゃる通りですね」と肯定のあいづちを打ちましょう

 また出た意見に納得できない時は、「〇〇さんのお考えを教えてくださりありがとうございます」と、主語をYOUにして共感してください。

その後、自分の意見を言うと、相手を認めた上で、発言することになり、険悪になりません^^

 

相手を立てつつ、自分の意見もキチンと述べることで、司会・リーダーとしての評価が上がりますよ^^